Manuel du département de Protocole Ministère des affaires étrangères







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Manuel du département de Protocole
Ministère des affaires étrangères
2012

Introduction
Création du Protocole

Les Anciens Egyptiens ont connu l’art du Protocole ; des images et des gravures...sur les murs des temples démontrent l’intérêt qu’ils ont porté à ces arts. Ils avaient le protocole funéraire et en outre, ils ont écrit des livres où on trouve des règles écrites pour l organisation des transactions dont le plus célèbre « le livre des morts » qui comporte un groupe de ces règles.
Le Califat Islamique a succédé et a appliqué les principes tirés du Coran et de la Sunna, il existe des livres depuis l’ère du Califat Islamique où on trouve les principes et les règles de l’étiquette et du Protocole dont « sobh alA’cha fy sena’at al incha » de al-Qalqashandi et « al tag fy akhlak almoulouk » de Al-Gahez.
L’Europe a également connu l’art du Protocole au milieu du XVIIe siècle où le besoin les a obligés d’écrire les règles du Protocole jusqu’à la tenue de la conférence de Vienne en 1815 suivie par la conférence d'Aix-la-Chapelle en 1818 et les deux conventions de Vienne pour les relations diplomatiques et consulaires en 1961 et 1963, ensuite chaque pays a commencé à écrire son propre Protocole.

Définition de Protocole
Le mot Protocole en arabe signifie selon le dictionnaire Oxford « les règles de conduite et de courtoisie appliquées aux cérémonies internationales », le mot est d’origine grecque, dérivé du nom grec d’un type d'arbres dont l’une de ses feuilles a été mise, une fois, sur l’un des accords importants avec sur la feuille était inscrit le moyen d’appliquer certains articles de cet accord, D’où est née la tradition de lancer ce label sur les clarifications et comment mettre en œuvre ces conventions et le moyen d’organiser tout événement ou occasion et le traitement des données relatives aux invités et aux organisateurs.
Le Protocole désigne à l’époque moderne l’ensemble de règles et procédures à suivre dans les transactions mutuelles entre les pays aux diverses occasions officielles, le Protocole est en outre l’art du respect des règles, leur stricte application et d’y adhérer en tant que droit du pays du représentant et non pas de la personne du représentant.
En dépit de l’importance de ces règles, la diplomatie contemporaine a allégé dans maints pays les règles et manifestations qui entouraient la conduite des membres du corps diplomatique ancien, ainsi les formalités compliquées pertinentes au traitement entre les états ont été éliminées donnant lieu à la simplicité qui est devenue désormais le caractère dominant des règles du protocole.
Le Département de Protocole
Le Département de Protocole au ministère des affaires étrangères égyptien supervise les diverses activités officielles et la mise en œuvre de leurs exigences. Il est présidé par un des ambassadeurs au ministère. Le Département est divisé en cinq sections, dont chacune est présidée par un directeur adjoint (section des envoyés et des décorations, section des visites, sections des cérémonies et priorités, section des passeports et Cartes d'identité, section des Privilèges et immunités diplomatiques), l’accent sera mis dans ce manuel sur l’explication de la nature du travail da la section des envoyés et la section des privilèges et immunités vu le lien direct de leur travail avec le travail des missions diplomatiques étrangères en Egypte.
Section des envoyés et des décorations:
L’insertion au système électronique :
Le processus d’insertion électronique des chefs de missions accrédités et des diplomates étrangers en Egypte, vu que le nombre des missions de représentation étrangères accréditées auprès de la République Arabe d’Egypte, les Organisations Internationales, Régionales et Arabes, et les missions permanentes auprès de la Ligue Arabe 225 missions, vu que le processus d’insertion nécessite :
La réception des papiers des nouveaux diplomates envoyés de l’étranger et de leurs familles, le suivi avec les ambassades à travers des listes de demandes de documents " Checklist" pour compléter tous les documents et papiers requis.
L’insertion des membres diplomatiques au système électronique :
Le suivi des papiers des suivants des diplomates et de leurs familles non inscrits sur la liste pour ne pas avoir atteint ou dépassé l'âge légal (l’âge légal des enfants des membres est de 16 à 21ans) ou pour leurs passeports non-diplomatiques.
La résolution du service des membres diplomatiques après la fin de la période de leur travail au pays et supprimer leurs données des listes des membres inscrits au système électronique, les archiver aux dossiers des anciens membres du service et le retrait des cartes d'identité, vu que le Département de Protocole a informé toutes les missions diplomatiques quant à la nécessité de rendre l’origine de la carte d’identité du membre qui a quitté définitivement afin de procéder à la délivrance de la carte d'identité du nouveau membre, en prenant en considération qu’il ne sera pas possible d'émettre des cartes aux nouveaux membres sans recevoir les cartes des anciens (Publication No. 15 du 1/6/2011).
2- Le renouvellement des cartes diplomatiques et des visas de retour diplomatiques :

La révision des papiers des membres diplomates désirant renouveler leurs cartes d’identité ou leurs visas de retour ou ceux de leurs familles avant la fin de leur date d’expiration de 30 jours.

S’informer auprès du régime pour s’assurer de leur inclusion

S’assurer de l’obtention des nouveaux membres de visas d’entrée diplomatiques des ambassades égyptiennes au pays de siège, vu que les visas touristiques ou urgents obtenus aux guichets d’accès aux membres ne sont plus admissibles, ce qui a déjà été communiqué à toutes les missions étrangères (communiqué n.21 du 11/10/20011).

3- Les attachés militaires / et les assistants des attachés militaires:

Le suivi des papiers de candidature en coordination avec notre ambassade à l’étranger et la mission étrangère accréditée au Caire, auxquels sont envoyés les formulaires à remplir (modèle ....)

L’envoi de la candidature aux autorités concernées et son suivi jusqu’à l’arrivée de l’agrément nécessaire, contacter l’ambassade étrangère ou notre mission à l’étranger et l’inclusion de l’attaché militaire / assistant de l’attaché et de sa famille au système électronique dès son arrivée.

4- Les lettres d’accréditation des ambassadeurs étrangers:

La réception des papiers de candidature et compléter les données et les documents pour examiner la candidature en coordination avec l’autorité de candidature.

L’agrément est communiquée à l’autorité de candidature à travers notre mission au Caire et notre ambassade à l’étranger.

Le département de protocole, en coordination avec le cabinet du ministre, reçoit les nouveaux ambassadeurs pour présenter une copie de leurs lettres d’accréditation au ministre des affaires étrangères afin de pouvoir arranger la préséance jusqu’à la présentation des lettres d’accréditation au Président de la république.

L’ambassade est adressée pour obtenir la note musicale, le drapeau de la voiture et l’hymne national de l’Etat, ensuite l’envoi de tous les documents à la présidence de la république.

La coordination avec l’ambassade pour s’entendre sur le trajet à suivre de l’ambassadeur et la langue qu’il parlera lors de la présentation des lettres au Président de la république.

Les ambassades concernées sont informées de la date de la présentation des lettres d’accréditation au Président de la république et le suivi de l’heure d’arrivée en attendant l’accréditation.

Les mêmes procédures sont entreprises avec les ambassadeurs non-résidents et le suivi avec notre ambassade à l’étranger.

5- Les lettres d’accréditation des ambassadeurs égyptiens :

Apres la promulgation de la résolution du Président de la république d’accréditer les ambassadeurs égyptiens, notre ambassade à l’étranger est adressée pour obtenir le nom officiel de l’Etat et le nom du président de la république pour en faire part au protocole de la présidence de la république.

La coordination entre l’ambassadeur candidat, la présidence de la république, notre mission à l’étranger et le cabinet du ministre pour obtenir les lettres d’accréditations nécessaires après leur signature du Président de la république et du ministre des affaires étrangères avant de les remettre à l’ambassadeur.

6- Les décorations et les médailles:

Le suivi des papiers nécessaires avec les ambassadeurs titulaires de décorations.

L’envoi du brevet nécessaire pour obtenir l’autorisation du président de la république pour porter la décoration.

L’ambassadeur est informé de l’agrément et l’autorisation de porter la décoration lui est remise.

Les mêmes procédures sont effectuées avec les citoyens égyptiens ayant obtenus des décorations.

7- Les consuls généraux:

Les papiers de candidature du consul général candidat sont envoyés par le pays étranger afin d’obtenir les agréments nécessaires.

Apres la réception de l’agrément, le coté de délégation est contacté à travers l’ambassade ou notre mission à l’étranger pour demander le brevet consulaire pour le signer par le ministre des affaires étrangères tandis que l’originaire du brevet est remis à l’ambassade.

8. Les consuls honoraries:


  • La candidature est envoyée au cabinet du ministre et au département de sécurité, après s’être assuré que le consul honoraire porte la nationalité du pays qui l’a envoyé, et ne jouit pas de la nationalité égyptienne d’aucune sorte (d’origine égyptienne ou de double nationalité), ce qui est directement refusé à l’autorité de candidature au cas où le candidat porte la nationalité égyptienne. Conformément à la décision ministérielle n. 420 pour l’année 2011.

  • Après l’arrivée des agréments nécessaires quant au candidat étranger, l’ambassade est informée et il est inséré dans le système électronique dès son arrivée et on lui remet une carte d’identité non diplomatique, vu que les consuls honoraires ne jouissent pas du statut diplomatique.


9. La préparation de la liste de nos missions diplomatiques à l’étranger :


  • Un circulaire périodique est envoyé à toutes nos ambassades à  l’étranger pour demander toutes ses données y compris celles des bureaux y afférents.

  • Les données sont enregistrées et envoyés à  l’imprimerie du ministère pour les imprimer.


10. La préparation de la liste diplomatique des missions étrangères:


    • Un circulaire périodique est envoyé à toutes les missions étrangères accréditées au Caire pour fournir les données nécessaires.

    • Les données sont envoyées à l’imprimerie choisie, avec le suivi avec l’imprimerie et l’ambassade étrangère jusqu’à l’émission de la copie finale.


11.Les correspondances


    • Il incombe de répondre à toutes les autorités qui désirent obtenir des données concernant les missions accréditées, soit égyptiennes à  l’étranger ou étrangères accréditées au Caire.

  • L’issu d’un certificat aux membres diplomatiques étrangers leur faisant part qu’ils sont inscrits sur la liste pour le présenter aux autorités gouvernementales qui le demande (par exemple la publicité immobilière).

  • L’envoi des coordonnées des ambassadeurs étrangers ou des noms de leurs épouses ou leur spécification en pays islamiques, arabes ou africains pour présider leur Etat aux occasions officielles ou un communiqué sur la préséance des ambassadeurs.


Le protocole de la réception des nouveaux ambassadeurs à la République Arabe d'Égypte
1 -Avant l'arrivée des nouveaux ambassadeurs à la République Arabe d'Egypte:
De prime abord, le Département du protocole au ministère des Affaires étrangères sera informé à l'avance (de préférence une semaine) des données du billet d’arrivée de l’ambassadeur (compagnie aérienne, la date d'arrivée, numéro de vol, heure d’arrivée ) ainsi que les noms des accompagnants pour la préparation de l'accueil.
Fournir le département du Protocole au Ministère des Affaires étrangères (Département des Envoyés) par l'ambassade accréditée au Caire du suivant: -

  • une copie de la biographie de l'Ambassadeur traduite en arabe.

  • L’adresse du déplacement du cortège de l’ambassadeur vers le siège de la Présidence de la République pour présenter les lettres d’accréditation au Président.

  • La langue de l'Ambassadeur lors de la présentation des lettres d’accréditation

  • la note musicale et un CD ou une cassette sur laquelle est enregistré l’hymne national.

un drapeau pour la voiture.
Pour les ambassadeurs non-résidents, le nécessaire sera délivré à l'arrivée de l'ambassadeur au pays au délégué ou au représentant du ministère des Affaires étrangères à l'aéroport international du Caire.
2- La réception des nouveaux ambassadeurs à la République Arabe d'Egypte:
Les nouveaux ambassadeurs sont accueillis à l'aéroport international du Caire par les hauts fonctionnaires du Département du protocole du ministère des Affaires étrangères ; généralement un ambassadeur adjoint du directeur du protocole (à l'exception des jours fériés et hors des heures de travail officielles de) et les membres de son ambassade, autrement l’accueil est effectué par un délégué du ministère des Affaires étrangères à l'aéroport international du Caire pour faciliter les procédures à l'arrivée.
Le Département du Protocole du Ministère des Affaires étrangères alloue une voiture officielle pour accompagner le nouvel ambassadeur non résident à l'hôtel à son arrivée ainsi qu’à son départ.
Dans le cas de l'arrivée de l’ambassadeur au pays par voie maritime, le bureau du gouverneur se charge de s accueil, et après l'arrivée de l'ambassadeur à la capitale, le directeur adjoint du Protocole le visite au siège de sa mission le lendemain de l'arrivée.
3- La demande des nouveaux ambassadeurs de rencontrer le directeur du protocole et du ministre des Affaires étrangères:
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