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ETAPES DES ACTIVITES DE DESHERBAGE : DOMAINE DES POLES 1 – LES ELIMINATIONS Chaque pôle de la Bibliothèque Georges Brassens et de la Médiathèque Jean-Jacques Rousseau procède au désherbage de ses collections selon les critères définis, en fonction des besoins de son public et dans le cadre de la charte des collections. Voir : 261-2-2 Fiche technique pour déterminer les statistiques d’emprunt des documents 2 – LES PILONS Les ouvrages détériorés ou en très mauvais état matériel uniquement (pages manquantes, taches, etc…) doivent être éliminés directement par les pôles. Ils sont à piéger en 024 – HORS SERVICE : pilon par les services et sont à mettre, après avoir été découverts, en cartons ou en caisses munis d'une étiquette comportant les mentions suivants : PILON, nom du pôle, date. Chaque pôle doit : - constituer l'édition du listing de ces documents et les statistiques afférentes - supprimer ensuite notices ou exemplaires selon le cas - transmettre le listing et les statistiques au chargé de mission retraitement. Pour transmettre les statistiques il s’agit de remplir le tableau : « statistiques annuel des éliminations » (situé dans le serveur : 2 – Collections ; 26- Conservation-élimination ; 261 – Procédures désherbage BMC). Il faut déterminer, pôle par pôle, quelle périodicité est la plus adaptée pour la transmission des statistiques, en sachant que l’ensemble des données doivent être remises au responsable des Collections, début janvier de chaque année impérativement pour établir le rapport annuel. Voir : 261-2-4 Fiche technique sur le traitement des pilons / perdus par les services. 261-2-5 Fiche technique pour la suppression en série des exemplaires et des notices de documents mis au pilon par les services 3 – LES RETIRES Pour les documents en bon état ou dont il semble qu’ils présentent un intérêt pour la conservation même détériorés, remplir le formulaire de désherbage (voir : 261-6-3 formulaire bordereau désherbage) et piéger l’exemplaire avec le piège : Hors service : retiré avec le code du mois en cours. Pour les lots de documents retirés dont le contenu est homogène, on peut se contenter d’un formulaire unique où sera également porté le nombre de volumes. Dans la mesure du possible, il est souhaitable de remplir la partie : « motif du retrait » sur le formulaire, ainsi que la partie « justification », pour une conservation ou une mise en magasin de prêt indirect. Ces exemplaires, à transmettre au chargé de mission retraitement en fin de mois, sont à mettre en cartons ou en caisses munis d'une étiquette comportant les mentions suivantes : RETIRE, nom du pôle, date. Remarque : pour de petits lots de RETIRE (peu d’exemplaires) il est possible de déposer les documents directement sur l’étagère : « ouvrages retirés déposés par le pôles » au 4ème étage, Pôle collections. ATTENTION ! Les documents doivent impérativement être découverts. ATTENTION ! Les cartons ou caisses d'ouvrages piégés 024 (pilon) ou 026 (Retiré) doivent être remplis au 3/4 seulement, afin d'éviter des manipulations physiques trop pénibles. Voir : 261-2-6 Fiche technique pour le rachat des documents retirés. 261-2-1 Fiche technique pour les documents piégés : « RETIRE » 4 – LE TRANSFERT DES DOCUMENTS Dès que les cartons ou caisses sont prêts, chaque pôle contacte, à chaque fois qu’il le juge nécessaire, les techniciens de maintenance, afin qu'ils procèdent à leurs transferts : - au Magasin 4 pour les ouvrages destinés au pilon (PILON piège 024) - au Magasin 1 (à côté de l’atelier multi-média) pour les ouvrages destinés à un tri ultérieur par le chargé de mission. DOMAINE DU SERVICE RETRAITEMENT Le chargé de mission, qui a la responsabilité de la mission Retraitement des documents, est chargé de statuer sur l’élimination ou la conservation des documents retirés des collections en libre accès. Ceci en étroite collaboration avec le responsable du pôle Mémoire et Région à qui revient la gestion des fonds de conservation et avec les différents pôles. 5 – DESTINATIONS, Dons / Eliminations/Conservation : le chargé de mission détermine la destination des exemplaires transmis par les pôles : - Si l’ouvrage est destiné à être détruit, l’exemplaire est piégé : 025- Hors service : pilon centralisé et il suit le même circuit que les pilons des pôles. - Si l’ouvrage est destiné à être donné, l’exemplaire est piégé : 021- Hors service : don à d’autres organismes. - Si l’ouvrage est destiné à la conservation (Mémoire et Région), l’exemplaire est piégé 038- Transfert au fonds général : en étude et transmis au service destinataire ou 046- Transfert en magasin de prêt indirect et géré directement par le service retraitement. 6 – DONS Les exemplaires destinés à être donnés aux organismes sont entreposés sur les étagères du magasin retraitement (1er étage). Les organismes intéressés par les dons viennent directement sur place choisir leurs documents qui seront alors comptés, et mis en carton. Un fichier est prévu pour référencer les dons, y sont notés : le nom de l’organisme destinataire, le nombre de volumes donnés, la date de prise du lot par l’organisme. Voir : 261-3-2 Fiche technique pour les documents retirés et destinés au don. 261-6 Délibération municipale autorisant les dons 7 – TRANSFERTS EN CONSERVATION Les documents transférés en magasin de prêt indirect et piégés 046, sont traités par le chargé de mission retraitement qui procède aux modifications informatiques et physiques nécessaires sur l’exemplaire. Voir : 261-3-3 Fiche technique pour les documents retirés et destinés au magasin de prêt indirect. Les documents transférés en magasin de conservation (pôle Mémoire et Région) et piégés 038, sont traités par le service destinataire : qui donne une réponse (acceptation ou refus) au chargé de mission retraitement et qui procède aux modifications informatiques nécessaires sur l’exemplaire. Si le service destinataire refuse d’intégrer l’ouvrage transmis, celui-ci est retourné au chargé de mission retraitement et la procédure reprend au point 6. 8 – RETENU Pour les ouvrages retenus par le pôle Mémoire et Région, si ce service ne peut les traiter immédiatement pour les intégrer, ils seront, selon qu’ils sont destinés au Fonds Général ou au Fonds Savoie, piégés par le pôle Mémoire et Région 039-Transfert au fonds général : retenu ou 041- Documents en attente d’intégration au Fonds Savoie et stockés respectivement dans les magasins 4 ou 5. Voir : 261-3-1 Fiche technique pour les documents retirés et destinés à la conservation. 9 – COMPTABILITE Chaque fin de trimestre, le chargé de mission constitue sur Aloès, la liste des documents piégés 025 et 021 et les statistiques afférentes. Ces listes triées par bibliothèque, pôle, section, cote, auteur, titre, sont tirées en un exemplaire et conservées par le chargé de mission qui procède ensuite sur Aloès à la suppression des notices et/ou des exemplaires suivant le cas. Puis le chargé de mission vérifie que les codes : 941- 05x…Retiré 200x - se rapportant aux trois derniers mois de piégeage des documents sont vides de documents. PLANIFICATION DES ELIMINATIONS Lorsque les fonds des Bibliothèques municipales ont été revus dans leur intégralité, par un désherbage rétrospectif, il s’agit ensuite d’organiser la désélection de manière régulière, afin de ne pas se retrouver confronté ponctuellement à des fonds de nouveau déséquilibrés. Les tableaux de planification des activités de désherbage ont pour objectif de permettre l'annualisation des activités de désherbage au sein des pôles. Voir : 261-4-2 Tableaux de planification des éliminations Il y est demandé de noter, cote par cote, les dates des derniers désherbages, ainsi que le responsable de cette action. Ensuite (si c'est envisageable) mettre les dates auxquelles il serait souhaitable de retravailler sur le désherbage et ceci en se basant sur les critères de sélection. On obtiendra ici un échéancier grossier des activités de désherbage, essentiellement sur des classes Dewey. On peut affiner les prévisions en travaillant sur des portions de cotes (les dictionnaires), voir sur des collections (les guides touristiques de tel éditeur par exemple) A chaque modification des tableaux faire remonter l'information au service retraitement. (en juin et lors du bilan annuel : 1er trimestre de l'année). Le service retraitement devra effectuer un archivage de ces tableaux de planification annuellement. COMPTABILITES ET STATISTIQUES Les pilons, les dons et les mises en conservation du service retraitement sont comptabilisés trimestriellement lors de l’édition des listings (cf point 9) Les pilons et les perdus des pôles sont comptabilisés dans les tableaux statistiques annuels des éliminations. Les pôles sont invités à remplir leur tableau soit d'une manière informatique en copiant ce fichier dans leur dossier éliminations, soit en le remplissant manuellement et pour cela en l'imprimant, le tout au fur et à mesure de leur activités d'élimination. Voir : 261-4-1 Tableaux statistiques annuels des éliminations Ces tableaux concernent le cumul des éliminations annuelles des pôles, nécessaire à l'élaboration du rapport annuel destinés à la DLL. Il permet également au service retraitement, grâce à sa présentation cote par cote, d'effectuer un comparatif détaillé entre les acquisitions des pôles (dont les statistiques sont tirées d’Aloès) et leurs éliminations. Le comparatif établi par le chargé de mission Retraitement met en parallèle les acquisitions des pôles, les éliminations des pôles (perdus et pilons), les éliminations du service retraitement (pilons, dons) de manière à ramener ces chiffres aux données globales des Bibliothèques municipales. Ainsi on connaît : le ratio éliminations / Acquisitions ; le taux d’élimination et le taux de croissance. L’ensemble des listings des éliminations du service retraitement et des pôles sont conservés, sans limitation de durée, dans le magasin de conservation des archives administratives des Bibliothèques Municipales. Environnement technique : l'informatique
L'informatique est introduite dans les années 1970 dans les bibliothèques, et les évolutions dans ce domaine ont été rapides. 1 - Description et terminologie de l'informatique retour haut de page L’outil informatique est composé d’un matériel (hardware) et de logiciels (software). • Matériel (hardware) L'ordinateur Il est composé d'une unité centrale, de périphériques, et d'unités de stockage • Les Logiciels (software) Les logiciels appartiennent à deux familles : le système d’exploitation et les logiciels d’application. Le système d'exploitation Les applications • Les Réseaux informatiques Les réseaux permettent d'organiser la circulation de l'information. Le poste de bureau non relié au réseau ne permet pas d'utiliser l'ensemble des ressources logiciels et périphériques de la bibliothèque. Or très rapidement, l'intérêt de l'informatique réside dans la possibilité de travailler en commun et à distance (par exemple : catalogage collectif dérivé). Le réseau local Réseau qui relie plusieurs ordinateurs à distance par un système de câblage. Ce qui permet de partager des données, des applications ; tous les ordinateurs sont indépendants, ils sont leurs propres maîtres et donnent accès au contrôle des programmes et des applications partagés. Le réseau interconnecté de type Internet C'est le réseau ouvert à la connexion de tous les réseaux et des ordinateurs individuels,il nomme Internet. Il est constitué d' un ensemble de serveurs munis d'adresse IP (Internet protocol) qui offrent un accès à leurs données. Internet c'est le réseau des réseaux ; au moyen d'une norme de transfert (TCP/IP) il offre un ensemble de fonctionnalités diverses : messagerie, accès au web, news, transfert de fichiers. Internet permet également la constitution de réseau à usage interne (propre à l'établissement) appelé Intranet. Le réseau sans fil Le Wi-Fi est une technologie de réseau informatique sans fil mise en place pour fonctionner en réseau interne. En bibliothèques les mises en réseau Wi-Fi sont principalement utilisées pour l’équipement des salles de lecture afin de permettre aux usagers de se connecter lors de leurs séances de travail en salle. • Les principales fonctions de l'informatique en bibliothèque retour haut de page L’informatisation en bibliothèque a poursuivi dès le départ deux fins : alléger et rationaliser le travail des bibliothécaires et offrir des services nouveaux ou renouvelés aux utilisateurs. Informatisation des fonctions et des tâches : le SIGB Le SIGB est le système intégré de gestion des bibliothèques, c'est en fait un programme de gestion unique de plusieurs applications (ou modules) de gestion de tâches bibliothéconomiques diverses. Les systèmes de gestion actuels visent à permettre la gestion informatisée de toutes les tâches. L'informatisation des bibliothèques a commencé avec l'informatisation de la fonction prêt, puis les systèmes de gestion informatisée ont proposé des fonctions intégrées permettant dans un même système d'inclure la gestion du traitement documentaire (acquisition, inventaire, catalogage, bulletinage), la gestion des communications (consultation, système de réservation de place, de documents, de commandes de documents), la gestion des statistiques (notamment celles nécessaires à la production annuelle du ESGBU (Enquête Générale Statistique sur les Bibliothèques Universitaires). Ce sont là des tâches de gestion interne qui sont habituellement gérées par le biais d'un système intégré de gestion. Ces derniers proposent aussi des fonctionnalités tournées vers le public, telle que le catalogue en ligne (OPAC), et également l'ensemble des fonctionnalités qui permettent la gestion des inscriptions, des incidents, etc. Les Services informatisés offerts aux usagers Ces services sont de plus en plus nombreux, ils sont en fait de deux ordres : - les services fonctionnels liées au SIGB : communication de documents, réservation de places, demandes de reproduction etc. - Et les services de nature documentaire (accès au catalogue, à de l’information en lignes) liés eux aussi au SIGB et à un ensemble de ressources Internet auxquels la bibliothèque a accès. L’accès à ces services est à l’heure actuelle en voie de passer par un accès unique via le portail documentaire. Le portail documentaire Un portail documentaire est un portail Web c'est-à-dire un site Web qui offre une porte d'entrée unique sur un large panel de ressources et de services (messagerie électronique, forum de discussion, espaces de publication, moteur de recherche) centrés sur un domaine ou une communauté particulière. Les utilisateurs ont la plupart du temps la possibilité de s'enregistrer à un portail pour s'y connecter ultérieurement et utiliser l'ensemble des services proposés, dont notamment la personnalisation de leur espace de travail, Généralement, chaque fournisseur d'accès à Internet (FAI), possède son propre portail Web (exemple de portails : Yahoo) Le portail documentaire va permettre d’organiser l’accès cohérent et unifié à l’information électronique, de faciliter la recherche des ressources électroniques disponibles sur les réseaux, de structurer les accès pour en garantir la visibilité, d’assurer la veille documentaire préalable indispensable à la veille technologique, de permettre l’accès à l’information dans le respect du droit de reproduction et de représentation (droits des auteurs et des éditeurs). Il s’agit enfin de valoriser la production scientifique des universités françaises en assurant la visibilité de son signalement sur les réseaux. Contenu type d’un portail web de bibliothèque :
Pour les bibliothèques ne possédant pas encore de portail documentaire, elles offrent tout de même des services informatiques dépendant du SIGB et d’Internet, les principaux services étant les suivants : - L’accès au catalogue : Online Public Access Catalogue (OPAC) Premier service puisqu'il s'agit d'un accès au catalogue, les versions les plus récentes de système de gestion autorisent l'exportation des données du catalogue dans un format de type HTML qui permet d'ouvrir l'OPAC sur le réseau Internet et donc de le rendre consultable à distance hors du réseau de la bibliothèque. - L'accès à Internet A présent les serveurs de bases en ligne offrent une connexion via Internet, mais Internet offre au moyen du web l'accès à une quantité d'information si bien que des programmes appelés « moteurs de recherche » offrent un service d'indexation des pages web qui permet de les retrouver au moyen de recherches par mots clés et sujets : à titre d'exemple de moteur de recherche : google, yahoo, hotbot, altavista et des méta moteurs qui permettent de rechercher dans plusieurs moteurs à la fois par le biais d'une seule interrogation : meta crawler. Aucun moteur de recherche n'indexe la totalité des pages web. - Les signets Sélections thématiques de sites et pages web réalisées par la bibliothèque et qui constitue une bibliographie du web dans une discipline. - Les bases de données en ligne. Les informations sont disponibles en réseau au moyen d'une connexion à un serveur sur lequel elles sont stockées ; les bases FRANCIS, PASCAL, LE MONDE etc. sont également disponibles sur le serveur des institutions qui les gèrent. • La Constitution de bibliothèques numériques Les développements techniques de l’informatique numérique ont également des retentissements en bibliothèque et ouvrent des possibilités nouvelles de traitement des documents et de gestion des collections. De plus en plus les établissements patrimoniaux conçoivent et réalisent des bibliothèques numériques.
La bibliothèque numérique est constituée d’un ensemble de documents numérisés. Les documents originaux sur un support physique de type papier font l’objet d’un traitement numérique, les fichiers obtenus sont stockés dans le système de la bibliothèque, il est nécessaire de disposer d’une capacité de mémoire de l’ordre de plusieurs giga-octets, sachant qu’une seule image couleur numérisée d’excellente qualité peut atteindre plusieurs dizaines de méga-octets avant compression. L’opération de numérisation exige l’utilisation du matériel suivant :
Pour constituer une bibliothèque numérique, il est de nombreux choix techniques à effectuer en ce qui concerne : le mode de numérisation (texte ou image), les formats des fichiers, etc.
Une page de texte peut être numérisée en mode image ou en mode caractère. Le mode image ne donne qu’une image du texte, on ne peut donc effectuer de traitement sur le contenu. Le format actuellement le plus utilisé est le format TIFF (Tagged Image File Format : format de fichier graphique en mode image). En mode texte, sont utilisés des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui permettent de passer d’un mode à l’autre. Un logiciel de traitement de texte assure ensuite la mise en forme pour un affichage à l’écran. La numérisation d’un texte au format PDF (Portable data format) de la société Adobe permet de restituer la mise en page du document original et de faire des recherches par chaîne de caractères sur les mots du texte. • Les Modes de consultation des bibliothèques numériques Trois possibilités peuvent être retenues : rendre autonome la consultation de la bibliothèque ou l'intégrer dans le catalogue général ou encore offrir les deux types de consultation. Si les fonds numérisés sont consultables de manière autonome, cela nécessite un logiciel de gestion électronique de documents (GED). Les documents font l'objet d'un catalogage minimal et d'une indexation. Si les documents numérisés sont intégrés dans le catalogue général ou s'il s'agit de notices bibliographiques enrichies d'éléments multimédias, le lien entre la notice bibliographique et un ou plusieurs fichiers, que ce soit du texte, de l'image ou du son peut être établi par une nouvelle zone dans les formats Usmarc et Unimarc, la zone 856. Cette zone, répétable, permet de lier à la notice plusieurs fichiers. Le lien physique peut aussi être établi, suivant le logiciel, par le numéro de la notice. Une bibliothèque numérique : Gallica La bibliothèque numérique européenne
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