Programme Prévisionnel annuel Environnement spécifique







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PROCEDURES DE DESHERBAGE


Rappel : nous entendons par "désherbage" l'action visant à retirer de la collection (soit de l'inventaire) tout document (ou plus largement toute ressource documentaire) qui, en considération de critères préalablement déterminés et formalisés, est considéré comme invalide.
Principes et descriptifs de mise en oeuvre :


  • Sites / Calendrier

Tous les sites doivent faire l'objet d'un désherbage annuel, ce qui induit un déplacement du bibliothécaire sur chacun des points du réseau (il est bien entendu que les collections auront été rigoureusement classées au préalable).

Le désherbage a lieu une fois par an, durant la période la plus favorable (baisse de fréquentation du public et d'activité des services, présence massive du personnel), à savoir approximativement du 15 juin au 15 septembre. Les déplacements des responsables documentaires seront groupés afin d'optimiser l'utilisation des véhicules de service. Les éditions des listings se feront au rythme des opérations de chaque département.



  • Acteurs

Ce sont exclusivement les responsables documentaires qui effectuent les opérations de désherbage (rebut dit "intellectuel") relatives à leur domaine d'attribution. Ils doivent néanmoins entreprendre, sur des sujets ou documents particuliers, une démarche de concertation préalable avec le responsable de pôle du site concerné ou la personne désignée par ce dernier en son absence.

A l'occasion du désherbage, seront également relevés les documents disparus (soit une procédure de récolement des collections qui sera gérée par les collègues du pôle ou du site).

NB : il est entendu que des opérations de rebut de documents abîmés pourront être réalisées tout au long de l'année, par les responsables de pôles ou par délégation. Dans ce cas, le responsable documentaire recevra la page de titre ou jaquette desdits documents.



  • Outils

  1. La Fiche de désherbage : elle établit les critères d'obsolescence et d'usage propres au domaine et aux sous-domaines considérés, ainsi que des recommandations annexes portant notamment sur des types spécifiques de documents ou sur tout autre élément particulier à la collection. Ce document doit être appréhendé comme un outil d'aide à la décision et non de manière mécanique.

  2. L'outil de requête : listing par domaines (= liste d'indices ou codes statistiques) classant les documents comme suit:

  • Site

  • Support

  • Indice

  • Année d'édition

  • Auteur

  • Titre

  • N°d'inventaire

  • Jamais sortis depuis au moins 1 an + tri par dates de dernière activité (du + ancien jusqu'à – 1 an).



  • Procédure

  1. Les documents destinés à la mise au rebut sont rayés du listing (surlignés au stabylo) par le responsable documentaire. Pour les documents considérés a priori comme "disparus", ils font l'objet d'une identification particulière et d'un traitement ultérieur.

  2. Au catalogue Koha, le statut de l'exemplaire doit être modifié (soit en remplaçant le statut "Présent" par "Retiré des collections"). Cette opération permettra à la fois de conserver les données de prêt attachées au document et de ne plus afficher l'exemplaire à l'OPAC. NB. Ce travail peut être assuré par les agents du pôle concerné, au moyen du listing.

  3. Une fois cette modification catalographique réalisée, les documents rebutés feront l'objet d'un tri, en respectant les consignes suivantes :

Pour les rebuts-dons

  • Les étiquettes, codes barres et couvertures plastifiées seront laissés en l'état. Apposer, sur la page de titre de l'imprimé, la mention "retiré des collections" (pour les CD, les initiales "RDC" sur le code à barres). Remplir rationnellement les cartons (ou les sacs) et les fermer correctement. Identifier le contenu de façon lisible sur l'emballage : « fiction adulte », « fiction jeunesse », « documentaires adulte », « documentaires jeunesse », « revues », « BD », et indiquer le nombre de documents. Veiller, en fermant le carton ou le sac, à ne pas masquer les indications écrites par l’apposition mal placée du ruban adhésif. Ecrire sur l'emballage : Préparé le : (date), par : (nom du bibliothécaire). Acheminer les cartons ou sacs vers le lieu de stockage, à Miramas.

  • Pour les documents Jeunesse : effectuer un tri des documents à l'aide de la liste de référence annuelle « plan de conservation partagée », puis acheminer les documents classés par thème au SPC de Fos, en indiquant la mention « conservation partagée ». Ceux-ci feront l'objet d'un traitement spécifique et seront acheminés une fois par an à la BDP 13.

  • Pour les documents Jeunesse : effectuer un tri des documents à l'aide de la liste de référence annuelle « plan de conservation partagée », puis acheminer les documents classés par thème au SPC de Fos, en indiquant la mention « conservation partagée ». Ceux-ci feront l'objet d'un traitement spécifique et seront acheminés une fois par an à la BDP 13.


Pour les rebuts-pilon, soit les documents physiquement détériorés (= pages arrachées et manquantes, découpées, tachées, dos ou pages décollés…) ou dont le contenu est obsolète

  • Apposer la mention "rebut" sur la page de titre (au tampon pour les imprimés et au feutre sur le code-barres pour les CD et DVD).

  • Séparer le corps du livre de la couverture. Pour les VHS et cassettes audio, couper la bande magnétique.

  • Mettre en sac plastique (en mentionnant sur chaque sac "documents au pilon") et déposer à la déchetterie.

NB. Les documents rebutés doivent évidemment faire l'objet d'une analyse ultérieure qui conditionne en partie le projet d'acquisition pour l'année n+1. Les titres considérés comme a priori constitutifs du cœur de collection sont particulièrement "interrogés" : doit-on envisager de commander le même exemplaire ; a-t-il fait l'objet d'une réédition ; le sujet est-il mieux traité depuis lors par un autre éditeur, un autre auteur, un support différent…? Ces éléments seront nécessairement consignés par le responsable documentaire dans le bilan annuel de sa collection.

20/07/2012

Critères et procedures de plan de classement
Sommaire
Un travail en 3 temps

1. Analyse de l'existant

  • comptage des fonds (nb de titres) par segments de savoirs (indices)

  • évaluation en mètres linéaires (espace / collection)

  • Rédaction d'une fiche bilan par domaine



2 . Constitution d'un plan de classification

repères quantitatifs

  • fonds de - 1000 titres = 1 cote pour 20 à 40 titres

  • fonds de – 6000 titres = 1 cote pour 40 à 80 titres

  • fonds de + 6000 titres = 1 cote pour 60 à 100 titres

  • liste de cotes = indices + sujets

3 . Traitement matériel

Modification des étiquettes + catalogue + étagères
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